Que impressoras facilitam a vida de muitas pessoas e que é um equipamento essencial para muitas tarefas, todos sabem, porém nada é de graça, e tudo tem o seu custo.
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Hoje falaremos de formas de diminuir o seu custo com as impressões, para que você tenha que gastar o mínimo para que possa obter o resultado que deseja.
O que é a gestão de impressões?
A gestão de impressões trata de gerenciar toda a trajetória das impressões.
Seu propósito é diminuir os impactos das impressões e fazer com que seja entendido o porquê de imprimir apenas o que realmente precisa.
Um investimento nesse projeto permitirá que o escritório ou a empresa racionalize seus gastos, além de auxiliar na preservação do meio ambiente.
Entretanto, ainda são obtidas outras vantagens quando esse plano é aplicado, como maior controle sobre o negócio e a própria simplificação da gestão.
Como a impressão de documentos e imagens fazem parte do dia a dia da maioria das empresas, essas impressões tornam-se um dos gastos responsáveis por uma das grandes parcelas dos custos da empresa.
Uma pesquisa realizada pela Gartner revela que grande parte das empresas chegam a gastar aproximadamente 3% do que faturam com impressões.
Outra informação revelada com o estudo é que aproximadamente 50% dos desperdícios em uma empresa são provenientes do desperdício de papel, seja com a finalidade de imprimir ou não.
Dicas para redução de custos no seu escritório
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Conscientize os funcionários
Não adianta apenas os diretores e gerentes terem consciência dos desperdícios com impressões, isso deve ser passado para todos, principalmente para os que mais utilizam de impressões, para que gastos desnecessários sejam evitados.
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Dê preferência para impressoras multifuncionais
Além de ocupar um espaço desnecessário, ter muitos equipamentos gera maior consumo de energia e aumenta a desorganização dos escritórios.
Isso pode ser facilmente consertado utilizando de impressoras multifuncionais, que agrupam várias funcionalidades em uma única máquina como digitalização, cópia, impressão, etc.
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Cor da impressão
As cores dos textos também afetam o resultado da impressão.
Evite deixar seu texto em preto composto, porque isso significa que você está usando a composição de todas as quatro cores da escala CMYK, gastando mais tinta para um mesmo resultado.
Note-se que fora a cor dos textos na cor preta, precisa-se ter cuidado com textos onde tons claros vão sob fundos muito escuros. Sempre que possível, evite fundos escuros.
Dessa forma, você reduzirá o gasto de tinta e conseguirá manter os custos, ou grande parte dele, com impressão sob controle.
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Impressão com imagens
Quando for baixar uma imagem ou foto da internet, é necessário tomar cuidado com a qualidade, para que não se perca tempo e nem dinheiro imprimindo imagens com definição baixa, já que não importa qual seja a impressora, o resultado será decepcionante.
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Modo econômico
Tudo aquilo que puder ser impresso em economia, ou seja, com menos preto do que o normal, é bom ser impresso, para aumentar a duração de suas tintas.
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Impressões frente e verso
Uma dica bem simples, mas muitas vezes ignorada, que economiza muito papel é imprimir frente e verso. Dessa forma, a quantidade de folhas usadas cai pela metade.
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Cuidado com equipamentos inativos
É importante ter cuidado com a inatividade dos equipamentos, já que por não estarem trabalhando, não fazem valer o investimento realizado neles.
Além de que as peças podem ressecar caso não sejam utilizadas com frequência, o que pode acabar gerando maior despesa com manutenção.
Recomenda-se que seja feita pelo menos uma impressão para cada equipamento por semana para evitar esses problemas descritos acima.
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Softwares de bilhetagem
Esses softwares permitem um maior acompanhamento e controle da quantidade de desperdício, exatidão no controle do volume de consumo dos equipamentos e também dos insumos utilizados por eles.
Mais que isso, ele também permite a classificação do volume de impressão por setor, impressora ou usuário, juntamente com os custos de cada relatório, seja individual ou agrupado da empresa.
O gestor ou o líder, então, podem fazer um rodízio de relatórios entre as máquinas para que nenhuma seja sobrecarregada
Entre outras dicas e cuidados, uma muito importante é manter regular o uso de suprimentos originais, pois devido o grande controle que se tem em sua produção (além de testes), há uma maior garantia no número de páginas a serem impressas.
Sendo assim, sempre tome cuidado ao adquirir um cartucho ou toner, verificando se são originais. Além disso, busque realizar regularmente limpezas e manutenções em suas máquinas, prevenindo danos, poupando tempo no futuro e preservando os impressos.
